erp系統分類及編碼規則設定xt02

要正式實施ERP系統，首先要做的第一件事情就是確定編碼原則，特別是“貨品”、“客戶”、“供應商”這3大基礎數據的編碼原則。

編碼有一個原則、二個方法：

一個原則：唯一性原則，對貨品來說，就是一物一碼；對客戶、供應商來說，就是根據客戶編碼可以唯一區分客戶，供應商同樣如此。

二個方法：“流水碼”和“特征碼”。

流水碼：顧名思義，就是1、2、3、……。

特征碼：舉一個例子，身份證號碼，18位身份證號碼各位的含義：

（1）1-2位省、自治區、直轄市代碼；

（2）3-4位地級市、自治州代碼；

（3）5-6位縣、縣級市、區代碼；

（4）7-14位出生年月日，比如19670401代表1967年4月1日；

（5）15-17位為順序號，其中17位男為單數，女為雙數；

（6）18位為校驗碼，0-9和X。作為尾號的校驗碼，是由號碼編制單位按統一的公式計算出來的，如果某人的尾號是0-9，都不會出現X，但如果尾號是10，那么就得用X來代替，因為如果用10做尾號，那么此人的身份證就變成了19位。X是羅馬數字的10，用X來代替10。

提醒：“流水碼”最大優點是編碼簡單，在用Excel整理基礎資料時，可以快速編碼，缺點是編碼本身只是一個流水號，無法根據編碼人工識別出它的含義。

“特征碼”編碼復雜，需要事先做好規劃，但是特征碼每一位編碼都具有含義，特征碼當中也有流水號部分。

流水碼、特征碼各有優缺點，在中小企業的ERP實踐中，客戶、供應商通常采用流水碼，貨品采用特征碼。

在ERP實施中，先制定分類及編碼規則表，如表8-1。根據企業自身的貨品情況進行分類，把握好分類的顆粒度，客戶、供應商編碼比較簡單，前綴+流水碼，3位流水碼可以容納999個往來單位，一般來說足夠了。

表：分類及編碼規則表

提醒：在對貨品進行分類編碼的時候，固定的屬性才可以作為分類，要不然就失去了“特征碼”編碼方法的意義，好比身份證號碼是按照出生地這個固定的屬性進行編碼，如果對身份證編碼規格比較熟悉的話，一看身份證號碼，就知道是來自哪個省份。

反過來，如果以居住地這個變化的屬性進行編碼的話，問題來了，他今年居住在山東省，明年去了浙江省，那編碼就得跟著變化，要不就失去了意義（不能根據身份證號碼判斷其居住在哪個身份），如果編碼跟著變化屬性進行變化的話，就違背了“一物一碼”的原則。

然后依表進行設定，如下圖。

圖：分類及編碼規則設定