購(gòu)買(mǎi)了系統(tǒng)erp之后，就進(jìn)入企業(yè)ERP系統(tǒng)的實(shí)施階段，erp項(xiàng)目實(shí)施最重要的是把erp系統(tǒng)流程與實(shí)際的企業(yè)管理結(jié)合起來(lái)，本系列教程主要是分享erp系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施方案，全方位學(xué)習(xí)erp企業(yè)管理系統(tǒng)。
首先，ERP實(shí)施是一把手工程。這不是嘴巴上說(shuō)說(shuō)而已，老板（或者職位最大的那個(gè)人）實(shí)際參與得越多，項(xiàng)目成功的希望就越大。筆者經(jīng)歷過(guò)的不少成功案例，無(wú)一例外都是老板親自參與其中，筆者也目睹過(guò)不少失敗案例，基本就是老板授權(quán)放權(quán)，但關(guān)鍵的地方就是雖然表面授權(quán)放權(quán)，但實(shí)際上企業(yè)內(nèi)部的ERP項(xiàng)目經(jīng)理沒(méi)有動(dòng)大家工資的權(quán)利，一切基本等于零，陽(yáng)奉陰違，搞著搞著就泄氣了。
其次，目標(biāo)要明確適中。不能把目標(biāo)定得太大，短期內(nèi)沒(méi)有可能完成，一步一個(gè)腳印，踏雪留痕。對(duì)二次開(kāi)發(fā)要慎重，而且不用把二次開(kāi)發(fā)放到項(xiàng)目實(shí)施的第一階段，否則時(shí)間會(huì)拖得比較久，人都疲乏了。
再次，獎(jiǎng)罰分明。老板的追求可能是大海星辰，但員工希望付出要有回報(bào)，最好是實(shí)實(shí)在在的經(jīng)濟(jì)回報(bào)，中小企業(yè)一般都是一個(gè)蘿卜一個(gè)坑，人員本來(lái)就不充裕，上ERP項(xiàng)目初期會(huì)帶來(lái)額外的工作量，員工有抱怨情緒是正常的，即使表面配合。企業(yè)高層可以設(shè)定ERP項(xiàng)目獎(jiǎng)金，項(xiàng)目組成員表現(xiàn)優(yōu)秀的可以嘉獎(jiǎng)，表現(xiàn)一般的沒(méi)有獎(jiǎng)勵(lì)，表現(xiàn)很差的適當(dāng)懲罰一下，這樣項(xiàng)目推起來(lái)會(huì)順暢很多。
一個(gè)企業(yè)要上ERP，首先要成立項(xiàng)目組，確定項(xiàng)目組成員，如下表所示， ERP項(xiàng)目小組成員通常有各個(gè)部門(mén)的主管構(gòu)成，如果主管的電腦知識(shí)較欠缺，需要找一個(gè)較懂電腦的同事一起（主管一定要親自參與），項(xiàng)目的甲方組長(zhǎng)通常是公司老板（職位最大的那個(gè)），甲方副組長(zhǎng)通常由比較精通業(yè)務(wù)的管理者擔(dān)任，如果公司IT能力比較強(qiáng)，自己公司就可以獨(dú)自實(shí)施ERP項(xiàng)目的話(huà)，那么無(wú)需乙方實(shí)施顧問(wèn)。
項(xiàng)目組成員的主要工作：
（1）項(xiàng)目規(guī)劃階段。梳理本部門(mén)流程，參與編寫(xiě)模擬劇本。
（2）項(xiàng)目實(shí)施階段。重點(diǎn)關(guān)注項(xiàng)目模擬實(shí)施階段遇到的各種問(wèn)題，并參與解決這些問(wèn)題，保證在項(xiàng)目正式實(shí)施時(shí)較順暢。
（3）項(xiàng)目總結(jié)階段。對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程進(jìn)行分析總結(jié)，并對(duì)后續(xù)的維護(hù)與持續(xù)改進(jìn)設(shè)定目標(biāo)。
表：ERP項(xiàng)目小組成員表
甲方組長(zhǎng)： ___________________
甲方副組長(zhǎng)：__________________
乙方組長(zhǎng)： ___________________
乙方副組長(zhǎng)：__________________
部門(mén) |
成員 |
備注 |
銷(xiāo)售部 |
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采購(gòu)部 |
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倉(cāng)庫(kù) |
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研發(fā)部 |
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計(jì)劃部 |
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生產(chǎn)部 |
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品保部 |
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財(cái)務(wù)部 |
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ERP項(xiàng)目能否成功與很多因素有關(guān)，其中最重要的一點(diǎn)是“企業(yè)必須知道自己需要什么？”為了幫助企業(yè)搞清楚自己需要什么，梳理流程很重要。中小企業(yè)的人員配備往往比較精簡(jiǎn)，一個(gè)蘿卜一個(gè)坑，平時(shí)大家的工作一般都是滿(mǎn)負(fù)荷狀態(tài)，甚至開(kāi)會(huì)都要抽出時(shí)間。所以，一般流程梳理的工作都是ERP廠(chǎng)商的實(shí)施顧問(wèn)在做，顧問(wèn)通過(guò)開(kāi)會(huì)等方式進(jìn)行需求調(diào)研，然后畫(huà)好流程圖，最終給用戶(hù)確認(rèn)簽字。
更好的方法，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)由企業(yè)各部門(mén)主管親自或指派對(duì)業(yè)務(wù)比較熟悉的下屬來(lái)梳理流程，節(jié)省了ERP顧問(wèn)與業(yè)務(wù)部門(mén)大量的溝通時(shí)間，事半功倍。
具體繪制流程圖的軟件有很多，但是筆者建議用Word或WPS的傳統(tǒng)功能進(jìn)行繪制，為什么？因?yàn)槿巳硕紩?huì)，不會(huì)的一學(xué)就會(huì)，這樣的話(huà)，流程圖和需求文檔一個(gè)Word文件就完成了，而且，在ERP上線(xiàn)之后，如果業(yè)務(wù)改動(dòng)的話(huà)，修改流程圖也很容易。如果用專(zhuān)門(mén)的工具，有的人不會(huì)，忙起來(lái)也沒(méi)有時(shí)間去學(xué)，或者懶得去學(xué)，造成的結(jié)果就是流程圖沒(méi)人畫(huà)，后續(xù)也沒(méi)有人去維護(hù)，最終ERP項(xiàng)目實(shí)施時(shí)畫(huà)的流程圖都成了擺設(shè)，與現(xiàn)實(shí)脫節(jié)。
流程圖是從宏觀(guān)上的描述業(yè)務(wù)，起到提綱挈領(lǐng)的作用，最簡(jiǎn)單的才是最好的！以先款后貨銷(xiāo)售業(yè)務(wù)為例，繪制流程圖如下圖所示。在實(shí)際進(jìn)行流程梳理時(shí)，要抓住重點(diǎn)，考慮盡量周到，但是不要面面俱到，關(guān)鍵的業(yè)務(wù)流程能夠在ERP系統(tǒng)中跑順利了，項(xiàng)目就是成功的！剩下的后續(xù)繼續(xù)優(yōu)化改進(jìn)，想一蹴而就反而容易導(dǎo)致整個(gè)ERP項(xiàng)目的失敗！
圖：先款后貨銷(xiāo)售流程圖
業(yè)務(wù)流程說(shuō)明：
1.客戶(hù)下單
2.業(yè)務(wù)接單
判斷價(jià)格、產(chǎn)品要求等，確定接單后，錄入表格或者ERP系統(tǒng)。
3.財(cái)務(wù)收款
收取客戶(hù)貨款。
4.倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨
倉(cāng)庫(kù)打印發(fā)貨單，安排發(fā)貨。
提醒：有的企業(yè)管理隨意性比較大，沒(méi)有固定的流程，是無(wú)法上ERP系統(tǒng)的，必須先規(guī)范業(yè)務(wù)流程。有的人（特別是小企業(yè)的朋友）可能要問(wèn)，那要上ERP做什么？我Excel多自由，想怎么做就怎么做！的確，Excel是很自由、很靈活，但是Excel的隨意性太大，多人同時(shí)操作一張共享的Excel表格時(shí)，如何保證數(shù)據(jù)的正確很令人頭疼，特別在數(shù)據(jù)比較多的情況下，經(jīng)歷過(guò)這種痛苦的朋友一定深有體會(huì)！
ERP的最大好處就在于規(guī)范化管理，特別在企業(yè)成長(zhǎng)中、人員流動(dòng)中，有了ERP一切很輕松，系統(tǒng)的流程與作業(yè)都固化了下來(lái)，新加入公司的同事很容易進(jìn)入工作狀態(tài)。
首先制定實(shí)施計(jì)劃，然后根據(jù)實(shí)施計(jì)劃進(jìn)行實(shí)施，同時(shí)進(jìn)行跟蹤并做好階段性總結(jié)，ERP系統(tǒng)成功上線(xiàn)是水到渠成的事情。
磨刀不誤砍柴工，前面企業(yè)內(nèi)部已經(jīng)組建了ERP項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，并且整理了內(nèi)部流程，對(duì)需求已經(jīng)有了整體的了解。經(jīng)過(guò)編寫(xiě)ERP模擬劇本后，對(duì)細(xì)節(jié)方面的需求也很清楚了。如果前2項(xiàng)工作企業(yè)無(wú)法靠自身的力量來(lái)完成的話(huà)，可以請(qǐng)ERP軟件公司或者代理商協(xié)助，但是主要還是靠自己，因?yàn)镋RP顧問(wèn)沒(méi)有辦法在短時(shí)間內(nèi)把企業(yè)的情況了解透徹，只能給出一些方向性的和技術(shù)性的指導(dǎo)，企業(yè)老員工才是主力隊(duì)員。
一般采用甘特圖來(lái)說(shuō)明項(xiàng)目的實(shí)施計(jì)劃，如下表所示。中心企業(yè)的業(yè)務(wù)量不大，業(yè)務(wù)流程也比較簡(jiǎn)單，業(yè)務(wù)本身也不復(fù)雜，正常情況下經(jīng)過(guò)“4周模擬運(yùn)行，3周正式運(yùn)行，1周項(xiàng)目總結(jié)”基本可以完成，但是每家企業(yè)的信息化基礎(chǔ)不盡相同，員工的個(gè)體素質(zhì)也千差萬(wàn)別，領(lǐng)導(dǎo)的支持力度也有大有小，一切要根據(jù)實(shí)際情況來(lái)定。
表：ERP項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃
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時(shí)間 |
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天數(shù) |
備注 |
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模擬 運(yùn)行 |
預(yù)計(jì) |
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實(shí)際 |
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正式 上線(xiàn) |
預(yù)計(jì) |
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實(shí)際 |
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項(xiàng)目 總結(jié) |
預(yù)計(jì) |
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實(shí)際 |
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提醒：如果時(shí)間跨度比較大的話(huà)，用Excel描述更方便。當(dāng)然了，還有專(zhuān)業(yè)的繪制項(xiàng)目計(jì)劃甘特圖的繪圖軟件，比如Visio等，一切都只是工具，能夠描述清楚就行，Excel可以每個(gè)單元格都可以插入批注，使得Excel事實(shí)上是三維的，足夠了！
上面計(jì)劃中模擬運(yùn)行貫穿始終，是因?yàn)閯倓傉缴暇€(xiàn)時(shí)，肯定對(duì)ERP系統(tǒng)軟件的某些地方還不是很熟悉，可以隨時(shí)切換到模擬賬套，去練習(xí)一下。
在計(jì)劃中“項(xiàng)目總結(jié)”與“正式上線(xiàn)”也有重疊部分，是因?yàn)檎缴暇€(xiàn)時(shí)，還會(huì)遇到問(wèn)題，有這樣一個(gè)循環(huán)：“正式運(yùn)行 -> 問(wèn)題總結(jié) -> 解決問(wèn)題 -> 運(yùn)行驗(yàn)證”。
為了使ERP項(xiàng)目實(shí)施更加順利，評(píng)價(jià)更加客觀(guān)，除了要進(jìn)行宏觀(guān)上的流程梳理，還要進(jìn)行微觀(guān)上的業(yè)務(wù)劇本編寫(xiě)（ERP模擬運(yùn)行），這樣做有幾個(gè)好處：
（1）流程更加連貫。有了模擬劇本，也就有了完整的測(cè)試數(shù)據(jù)，在ERP中跑流程時(shí)，就會(huì)有整體的連貫性，要不僅僅靠隨意在單據(jù)中錄入數(shù)據(jù)，不易檢查前后連貫性；
（2）培訓(xùn)更加容易。不管張三、李四還是王五，只要同一崗位，在ERP中的操作是相同的，除了有助于ERP實(shí)施時(shí)的培訓(xùn)，后續(xù)新入職的員工也可以使用同一劇本在ERP測(cè)試賬套先練練手，避免一下子就在實(shí)際業(yè)務(wù)賬套操作ERP帶來(lái)的人為犯錯(cuò)；
（3）評(píng)價(jià)更加客觀(guān)。能解決企業(yè)實(shí)際問(wèn)題的ERP管理系統(tǒng)就是好系統(tǒng)，ERP廠(chǎng)商公司再大，品牌再響，不能很好的解決實(shí)際問(wèn)題，又有什么意義呢？?
模擬劇本要具有典型性，要能夠適配企業(yè)絕大多數(shù)情況下的業(yè)務(wù)，不要想著一下子把所有問(wèn)題都考慮到了，企業(yè)信息化是循序漸進(jìn)的過(guò)程，拔苗助長(zhǎng)往往導(dǎo)致開(kāi)始就陷入僵局，后面舉步維艱。
3.1 各部門(mén)內(nèi)部總結(jié)
ERP項(xiàng)目實(shí)施結(jié)束后，項(xiàng)目組成員，一般來(lái)說(shuō)也就是各個(gè)部門(mén)的主管，對(duì)本部門(mén)ERP的使用情況進(jìn)行一次系統(tǒng)性的摸底：哪些問(wèn)題已經(jīng)較好解決？哪些問(wèn)題通過(guò)變通解決？還有哪些問(wèn)題尚待解決？
3.2 項(xiàng)目組開(kāi)會(huì)報(bào)告匯總
各部門(mén)內(nèi)部總結(jié)結(jié)束后，項(xiàng)目組組長(zhǎng)召集大家開(kāi)會(huì)，各部門(mén)報(bào)告各自的情況，項(xiàng)目組組長(zhǎng)安排人員做記錄，如下表。
表：ERP項(xiàng)目總結(jié)表
部門(mén) |
較好解決 |
變通解決 |
尚待解決 |
簽名 |
銷(xiāo)售部 |
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采購(gòu)部 |
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倉(cāng)庫(kù) |
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研發(fā)部 |
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計(jì)劃部 |
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生產(chǎn)部 |
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品保部 |
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財(cái)務(wù)部 |
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項(xiàng)目 組長(zhǎng) 意見(jiàn) |
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以下空白！
購(gòu)買(mǎi)流程：1.下載試用 -> 2.購(gòu)買(mǎi)注冊(cè)碼 -> 3.系統(tǒng)注冊(cè)！
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